REGOLAMENTO PER L’ORGANIZZAZIONE DEL CONGRESSO NAZIONALE SITO

Premessa
Il presente regolamento è stato approvato con delibera del 01 Luglio 2015 dal Consiglio Direttivo (CD) della Società Italiana Trapianti d’Organo – SITO che è anche l’unico organo che può variarne i contenuti.

Articolo 1. Scelta della sede congressuale
Ogni anno la segreteria della SITO emana un bando per le candidature all’organizzazione del congresso nazionale dell’anno successivo.
Le candidature all’organizzazione del Congresso della Società possono essere presentate da un qualunque Socio SITO o, preferibilmente, da un gruppo di Soci e pervenire al CD, allegando tutte le informazioni necessarie e la documentazione che attesti la presenza nella sede congressuale proposta degli standard minimi previsti dall’articolo 2 e da una lettera di supporto dell’istituzione di appartenenza del socio.
Alla suddetta documentazione va allegata la tabella 1, adeguatamente compilata in tutti i suoi punti.
La candidatura deve pervenire alla segreteria SITO entro la data indicata dal bando ed è vagliata dal CD. Le domande approvate, purché rispondenti ai criteri esposti, sono presentate ai soci mediante pubblicazione sul sito web della Società.
Ogni anno il CD della SITO individua anche una sede “istituzionale”, che risponda alle caratteristiche previste dall’articolo 2. La scelta della sede risponde alle caratteristiche generali di facilità nel raggiungimento della sede, adeguatezza degli spazi espositivi, economicità dei costi. La sede istituzionale è posta in votazione insieme alle sedi eventualmente proposte dai Soci.
La sede del Congresso Nazionale SITO è decisa dall’assemblea dei soci nel corso del congresso precedente. Le votazioni si tengono solo nel caso in cui siano presenti più domande. Le votazioni, a scrutinio segreto, hanno inizio il pomeriggio del primo giorno del Congresso e hanno termine alle ore 15.00 del secondo giorno. Possono votare solo i Soci in regola con il versamento delle quote associative dell’anno in corso.

Articolo 2. Definizione degli standard

a. Standard tecnici e strutturali
La Sede congressuale deve avere le seguenti caratteristiche di minima:

• Aula Magna di almeno 400/450 posti
• 5 aule parallele con capienza variabile da 50 a 150 posti
• 2 salette riunioni una delle quali riservata al CD
• Un’area espositiva in posizione centrale non inferiore a 200 mq netti
• Un’area per l’esposizione dei poster
• Spazio adeguato per la Segreteria SITO con le seguenti attrezzature: linea telefonica, 2 computer con collegamento internet e relative stampanti, fax e fotocopiatrice
• Un’area per l’accreditamento dei partecipanti e la distribuzione della documentazione congressuale
• Spazio per la segreteria ECM con relative postazioni di rilevazione delle presenze nelle aule lavori, se viene richiesto ECM
• Un’area attrezzata per le votazioni con un tavolo su cui disporre la documentazione necessaria per espletare tutte le procedure e uno o più cabine per le votazioni
• Un centro audiovisivi con assistenza tecnica
• Un’area ristorazione
• Un deposito bagagli e guardaroba per almeno 300 persone con personale dedicato

Tutte le sale lavori dovranno essere dotate delle attrezzature tecniche di base: impianto di amplificazione audio completo, sistema di video proiezione da PC, schermo, freccia laser, sistema di controllo del tempo elettronico visibile, assistenza tecnica dedicata.
Il CD della SITO, sulla base delle informazioni raccolte al termine del Congresso precedente può ridefinire gli standard degli spazi, delle attrezzature tecniche e di quant’altro necessario per la miglior riuscita dei Congressi Nazionali successivi.

b. Formato del congresso
Il CD in accordo con il Comitato Organizzatore locale (vedi articolo 3) definisce il formato del Congresso, In particolare per quanto riguarda il numero di comunicazioni orali, poster, letture, simposi e tavole rotonde e la collocazione delle riunioni dei gruppi di studio dei meeting sponsorizzati dalle aziende e degli altri eventi scientifici ed è responsabile della stesura definitiva del programma scientifico e sociale.

c. Durata
Il congresso prevede:
N. 1 giornata pre-congressuale dedicata alla cerimonia inaugurale ed incontri scientifici collaterali;
N. 2 giornate intere di lavori.
Escluso allestimento e disallestimento.

d. Ospitalità
L’Organizzazione del Congresso non rimborsa le spese di viaggio, ma sostiene le spese di alloggio a relatori, moderatori o presidenti di sessione. Il CD della SITO può modificare i livelli di ospitalità.

Articolo 3. Ruoli istituzionali congressuali

a. Presidente del Congresso
Il CD nomina il Presidente del Congresso tra i soci proponenti. Il Presidente del Congresso :

• nomina e coordina il Comitato organizzatore locale;

• è il punto di riferimento per il CD durante le fasi preliminari del Congresso;

• collabora nell’attività di promozione del Congresso, mettendo in contatto la segreteria organizzativa con sponsor eventualmente interessati a partecipare al Congresso;

• scrive, insieme al Presidente della SITO, la lettera di invito al Congresso per il primo annuncio;

• scrive, insieme al Presidente della SITO, la lettera di benvenuto da allegare al programma definitivo.
  

b. Comitato Organizzatore Locale
Il Comitato Organizzatore Locale, nominato dal Presidente del Congresso, deve essere la “più ampia” espressione delle realtà trapiantologiche della sede in cui si svolge il Congresso Nazionale.
Il Comitato Organizzatore Locale prepara l’organizzazione del Congresso sulla base delle indicazioni ricevute dal CD. In particolare:

• analizza ed approva le soluzioni pratiche e tecniche suggerite dall’agenzia organizzatrice (PCO), dopo averne attentamente valutato le ricadute in termini di costi;

• definisce sede e modalità degli eventi sociali (cerimonia di benvenuto, cena del Presidente);

• organizza altri eventuali eventi sociali, purché coperti da finanziamenti al di fuori del budget congressuale e che non interferiscano con i finanziamenti del Congresso (tali eventi potranno essere organizzati solo una volta coperte tutte le voci previste da regolamento e spettanza SITO);

• controlla la corretta applicazione dei criteri di ospitalità;

• collabora alla preparazione di tutte le informazioni organizzative utili per i partecipanti al Congresso;

• promuove il congresso presso le istituzioni locali e tiene i relativi contatti.

Articolo 4. Attività

a. Definizione dei relatori, moderatori e responsabili di altri formati congressuali su invito
La definizione del programma scientifico è a esclusiva cura del CD della SITO e del Comitato Organizzativo Locale..
Il CD in accordo con il Comitato Organizzatore Locale individua relatori, moderatori, organizzatori di tavole rotonde considerando i seguenti aspetti:

• precedenza ad autori italiani, preferibilmente Soci SITO;

• esperienza diretta nel campo proposto;

• riconosciuta valenza nazionale/internazionale sull’argomento.

b. Selezione degli abstract
Il CD della SITO prima del termine di invio degli abstract:

• aggiorna e verifica il file dei valutatori del precedente Congresso SITO,

• richiede ai valutatori se intendono accettare l’invito,

• definisce le sezioni scientifiche di afferenza degli abstract,

• procede alla stesura dell’elenco definitivo dei valutatori indicando per ciascuno di essi la specifica sezione,

• invia l’elenco alla PCO

• individua i criteri di valutazione,

• individua i criteri di aggregazione dei risultati (calcolo automatico della media dei voti pervenuti, dopo aver scartato il valore massimo e quello minimo per ogni abstract).

Una volta ricevuto dalla PCO l’elenco degli abstract pervenuti, suddivisi per area di interesse:

• definisce il numero di valutatori da utilizzare per ogni abstract, possibilmente almeno 5,

• definisce il numero di abstract da inviare ad ogni valutatore

• incarica la PCO di consentirne l’accesso al formato elettronico degli abstract per esprimere la valutazione, comunicando la data di termine per la valutazione

• vigila, con la collaborazione della PCO, sul rispetto della consegna delle valutazioni.

Una volta ricevute le valutazioni:

• definisce la graduatoria per ogni sezione, individuando le comunicazioni orali ed i poster,

• seleziona gli abstract migliori (abstract più votati) che andranno presentati in una sessione apposita.